電話・FAX・口頭で受発注したらトラブルに！？防ぐための方法をご紹介

みなさまは日々の受発注業務をどのような手法を用いて行なっておられるでしょうか。リーズナブルに利用できるWeb受発注システムが普及しつつある今でも、電話やFAXなどのアナログな手法で受発注業務を行なっている会社様は多く存在します。

本記事では、そんなアナログな手法を用いての受発注業務において、どうしても起こってしまうトラブルをまとめ、それらを防ぐ方法をご紹介していこうと思います。

トラブルになりやすい注文方法とは？

トラブルになりやすい注文方法は「電話」「FAX」「口頭」「メール」の4つです。もちろんそれぞれにメリット・デメリットがあり、一概にこの方法はダメだと言い切ることはできません。とはいえ、これらの方法でミスやトラブルが起きやすくなってしまうのも事実です。

本章を参考にしながら、具体的にどのようなミスやトラブルが起きやすいのか確認し、その対策を考えていきましょう。

トラブルの起きやすい注文方法4選

本章では、前章でも紹介しましたトラブルの起こりやすい注文方法である「電話」「FAX」「口頭」「メール」の4つをさらに深掘りしていきます。トラブルの内容だけでなく、その受発注方法を用いるメリット・デメリットも併せてまとめ、受発注業務の新たな手法を検討する一助となればと思います。

電話発注

まず初めに電話発注です。電話を利用して受発注を行う方法で、リアルタイムのコミュニケーションに優れています。とはいえ電話で受発注する際にも以下のようなトラブルが起こりがちです。

電話発注でよくあるトラブル
電話発注で起こりがちなトラブルは、商品やサービスの誤発注です。通話中に誤解や聞き間違いが生じ、本来の注文内容とは異なる情報が伝達されてしまうことがあります。電話では、注文内容の履歴が残らないので、電話を受けた人がWeb受発注システムや紙、エクセルなどに転記する必要があります。それも誤発注などのミスやトラブルが生じやすくなる原因の一つです。

電話発注のメリット
電話発注のメリットはリアルタイムでコミュニケーションが取れることです。FAXやメールでの発注は互いに会話をするわけではないので、電話で受発注をした方が取引先との関係性の構築に寄与します。深い関係性を築くことで、長期的な取引につながったり、追加で注文をもらったりすることができるようになるかもしれません。リアルタイムでコミュニケーションが取れ、互いに関係性を深められる可能性があるという点で電話発注には大きなメリットがあります。

電話発注のデメリット
電話発注のデメリットは注文が適切に伝わらなかったり、システムや紙に転記する手間が生じてしまったりすることです。時間帯によっては電話がつながりませんし、留守電に残しておいてもそれを相手が正しく理解してくれたか・聞いてくれたかを確認することもできません。相手に正しく注文内容が伝わっていたとしてもシステムや紙に転記する際にミスをしてしまう可能性があります。このような点は電話発注のデメリットと言えるでしょう。

FAX発注

次にFAXでの発注です。書面での証拠が残るという点はその他の手法よりも優れていますが、相手方から届く書類は必ずしも正式なフォーマットで届くわけではなくラフなメモ書きで届く場合もあります。証拠が残るからといって受発注におけるミスが少なくなるわけではありません。

FAX発注でよくあるトラブル
FAXでの発注でよくあるトラブルは、文字化けや通信エラーなどによる誤発注、重要書類の紛失などです。FAXは紙で届くからこそ、届いた紙書類を正しく管理する必要があり、それができない場合トラブルにつながってしまう可能性があります。

FAX発注のメリット
FAXでの発注のメリットは、書面で証拠が残ることです。記録が書面に残るので、それを法的な証拠として利用することができます。言った言ってないの水掛け論になることもなく、比較的正確な取引をすることが可能です。

FAX発注のデメリット
FAX発注のデメリットは①用紙・インクのコスト、②送信の遅延、③紙書類の整理・保管の煩雑さです。まずFAX発注では用紙やインクなど、機器の運用コストがかかってきます。それに加えて、ミスやトラブルの原因となる送信の遅延などの不具合、届いた紙書類の保管コストなど比較的多くのデメリットが存在します。その他の手法と見比べながら最も有効な受発注方法を見極めていきましょう。

口頭発注

次に口頭での発注です。納品や商談に行った際、そのまま注文を受けることは珍しいことではありません。しかし、残念ながら口頭での発注は非常にトラブルの多い注文方法の一つです。伝えた側は正しく言ったつもりでも受け取った側には正しく伝達されていないケースは数多く存在します。

口頭発注でよくあるトラブル
口頭での発注でよくあるトラブルは、聞き漏らしや記録忘れによる誤発注です。日頃から付き合いのある関係性だからこそ、口頭でのやり取りになり、誤解が生じやすく、これがトラブルの温床となります。特に忙しい時期や急な注文の際に、双方のコミュニケーションが不十分だったり、確認不足があったりし、誤発注のリスクが高まります。

口頭発注のメリット
口頭での発注のメリットは、人間関係の構築に繋がることです。口頭での発注はスピーディーに注文することができ、尚且つ注文の内容に関しても柔軟な要求ができることが多いです。そのような要求を受け入れてくれる取引先とは、長期的な関係性を築きやすくなりますし、長期的な取引は互いにとってメリットのあるものです。

口頭発注のデメリット
口頭での発注のデメリットは、情報の正確性を担保することが難しく、後々のトラブルにつながりかねないことです。口頭だと証拠が残らないので、問題解決が難しくなる場合も少なくありません。口頭の注文であったとしてもできるだけ早く正確な注文書を用意できるような体制を整えることが必要です。

メール発注

最後はメール発注です。最近ではメールだけでなくLINEやSlackなどのチャットサービスでの発注も増えてきました。注文書もデータで送受信することが可能な便利な手法です。

メール発注でよくあるトラブル
メールでの発注でよくあるトラブルは、送信漏れ、受信拒否やメールBOXの容量超過によるメールの未達、メールの誤送信などです。メールを送信しても相手が必ず読んでくれるとは限りません。メールは取引先だけでなく、現在取引のない会社からの営業メールや社内の連絡メールなど様々なところから一日中届き続けるからです。
また、メールの読み手が疑問を感じることなくすぐに納品準備に移れるような、わかりやすい内容を心掛けることも大切です。

メール発注のメリット
メール発注のメリットは、証拠を残しやすいこと、添付ファイルやリンクを用いて相手方に分かりやすい内容にできることです。メールでの発注は、電話や口頭での発注とは違い証拠が残ります。また、ファイルやリンクを添付できるため、自分の心がけ次第で、出戻りや不必要なコミュニケーションを防ぐことも可能です。

メール発注のデメリット
メール発注のデメリットは、情報漏洩のリスクがあること、返信まで時間がかかる場合があること、セキュリティ対策やスパムフィルターによってメールが届かないことがあることです。

トラブルを防ぐための方法

上記のようなトラブルを防ぐための手法で最も有効なのが、Web受発注システムの導入です。近年BtoB向けのクラウド型のWeb受発注システムが数多く登場し、月額数万円から利用することが可能になっています。

試しに利用してみて、自社との親和性を図りながら、現在の業務がどれだけ効率化されるのか実際に体験してみるものいいでしょう。

Web受発注システムの導入のメリット

そんなWeb受発注システムを導入するメリットを3つご紹介していきます。

作業時間の短縮
メリットの一つ目が作業時間の短縮です。電話やFAXなどで注文を受け付け、それをシステムや紙に入力する業務を無くすことができます。受発注にかけていた業務時間を1/10まで削減させた事例も存在します。作業時間を短縮し、より重要な業務にかける時間を多く取れるとさらに仕事を早く進められます。

正確な証拠を残すことができる
二つ目が正確な証拠を残すことができることです。取引の最中トラブルが起きた場合、電話や口頭で注文していたら証拠が残っていません。たとえ不利益を被っていたとしてもそれを証明するものがないため不利になってしまうこともあります。互いに気持ちの良い取引をするためにも正確な取引のログが残る手法を使うことをオススメします。

ヒューマンエラーの削減
三つ目がヒューマンエラーを削減できることです。注文は自動的にシステムに記録されるため、電話やFAXで起きがちな転記ミスが起こることはありません。そもそもの電話での聞き取りミスや、FAXでの読み取りミスも起こらずお互いにスムーズな取引ができるようになります。

Web受発注システムの導入のデメリット

Web受発注システムを導入するデメリットを3つご紹介します。

導入コスト
まず初めが、Web受発注システムの導入コストです。クラウド型のWeb受発注システムの登場により、月額数万円からシステムを利用できるようになりました。とはいえその額が毎月かかってくることになるため、本当に自社に必要な投資なのかを見極めての導入が求められます。まず数ヶ月お試しで使ってみてから決めるのも有効です。

教育コスト
二つ目が教育コストです。新しくシステムを導入しても誰も使えなければ意味がありません。自社の社員や、その先のお得意先双方がスムーズに使えるよう、使い方の講演会を開催したり、マニュアルを作成したりすることが求められます。

業務フローの再検討
三つ目が業務フローの再検討の必要性です。新しいシステムを導入する際には、そのシステムを導入することで、現在のどの業務がシステム化されるのかを想定してからの導入が求められます。導入する前に従来の業務フローをわかりやすくまとめ直す必要があります。手間ではありますが、業務における無駄な箇所を可視化できるため長期的に見れば大幅な効率化につながることもしばしばあります。

Web受発注システム導入の成功事例

成功事例①：株式会社ナニワ商会様

株式会社ナニワ商会様は、1947年に大阪心斎橋で創業したカメラの買取・販売店です。新規営業の課題として、取引先との接点が訪問営業ばかりである点を問題視し、BtoB向けのECサイトとしてWeb受発注システムの導入を決めました。顧客からの最初の接点がリアルからネットに激しく移行しているタイミングでの導入となりました。

結果としては、ECサイトの開始で、これまで接点を持つことのできなかったフリーランスの人たちと数多くの接点を持つことができるようになったそうです。まあ従来は往往にして存在したFAXや電話での問い合わせがなくなり業務効率も大幅に改善したそうです。
出典（https://www.dreamnews.jp/press/0000161213/）

成功事例②：株式会社ゼアー様

株式会社ゼアー様は、商品を梱包する際に使用する資材や帳簿などの販売を行う会社です。状況としては、社員6名でメール・電話・FAXでの受注を行なっていて、業務ミスが頻発してしまう状況でした。この状況下で新規顧客開拓を行うリソースがなく、BtoB ECとしてのWeb受発注システムの導入を決定されたそうです。

導入後は、作業時間の大幅な短縮、ミスの減少で業務効率の大幅な改善を達成されました。結果として、新規顧客開拓を行うリソースも確保できるようになったそうです。
出典（https://webtan.impress.co.jp/u/2019/12/16/34872）

まとめ

本記事では、受発注業務の手法ごとに起こりがちなトラブルや、その手法で業務を行うメリット・デメリットをまとめました。電話やFAXなどのアナログな手法での取引よりも、Web受発注システムを用いて取引を行う方が圧倒的に業務を効率化することが可能です。

詳細は下記リンクからご確認ください。
https://juchuhack.com/