発注メールの正しい書き方を知っていますか？
新しい商品を導入したり、定期的な発注をするときなど、発注をメールで行う機会は年々増え続けています。
しかし、そんな発注メールの書き方に多くの人が悩んでしまうのも現実です。「相手に伝わりやすくしたい」「冗長すぎず、必要な情報はきちんと盛り込みたい」といった悩みを抱える方も多くいらっしゃると思います。
本記事では、実際の例文も紹介しながら、注文・発注メールの正しい書き方を解説していきます。また、後半では、発注作業を効率化させる方法も紹介していますので、もし現在の受発注業務をもっと効率的に行いたいと思っている方がいらっしゃいましたらお読みいただけると幸いです。
【例文】発注依頼メールの文章例
早速、発注依頼メールの文章例をご紹介いたします。
発注依頼文章例
件名：【発注依頼】◯◯（商品名・サービス名）の発注に関して
本文：
□□株式会社
◇◇部
☆☆様
いつもお世話になっております。
株式会社××の△△と申します。
先日は◯◯についてのお見積りをいただきありがとうございました。
ご提供いただいた見積りを社内で検討した結果、◯◯（商品名・サービス名）の発注をお願いしたく存じます。詳細につきましては以下に示す通りです。
【発注内容】
商品名・サービス名：◯◯
数量：▲▲点(または##時間、##回など)
仕様：◉◉仕様
納期：▽▽年月日
発注単価：◎◎円
納入場所：◁◁
お支払い条件：●●
【その他特記事項】
細かな仕様は別途添付の資料をご確認ください。
お手数をおかけいたしますが、以上の内容に基づき、発注手続きをお願いいたします。発注書はPDFにて、添付しております。
何かご不明点やご質問がございましたら、お気軽にお知らせください。
どうぞよろしくお願いいたします。
株式会社××
△△（名前）
連絡先：010-1234-5678
メールアドレス：example@example.com
以上のように、注文内容の書かれたPDFを添付しつつ、メール本文にもその内容を記載することを心がけましょう。情報をできるだけ簡潔にわかりやすく記載することが大切です。発注の内容が、文章では伝わりにくい場合、電話やオンライン、または対面での打ち合わせの機会を設けたいとの旨を盛り込んでもいいでしょう。
発注メール執筆の際のチェックリスト
前章では、例文を紹介いたしました。次に、本章では、発注メールを書く際に気をつけるべき項目をまとめたチェックリストを紹介します。基本的に以下の項目に気をつけていれば問題ありません。
・一目で「注文・発注」のメールだと分かるか
・注文書・発注書がPDFで添付されているか
・本文にも発注内容が記載されているか
・発注内容に誤記はないか
・送信先は間違っていないか
・誤字脱字はないか
これから上記について一つひとつ詳しく解説していきます。
一目で「注文・発注」のメールだと分かるか
一番大切なことは、注文・発注メールを取引先の方に読んでもらい、商品・サービスを継続的に届けてもらうことです。そのためには、メールボックスの中に埋もれないようにしなければなりません。
そのためにも隅付き括弧を使い、件名に【注文依頼】と入れたり、「注文」「発注」「ご依頼」など一発で発注メールだと分かるキーワードを入れておくことが重要です。
注文書・発注書がPDFで添付されているか
基本的に、注文書・発注書はPDF形式で送信しましょう。これは、WordやExcelよりも改ざんされるリスクを抑えることができるからです。同時に、誤操作によって誤った発注情報が送信されてしまうことも防げます。
やむを得ずWordやExcelで送信しなければならない場合は、適切な権限設定を行なってから送信しましょう。変更不可（読み取り専用）に設定すると、送信後、取引先に発注内容を勝手に編集されることはありません。
本文にも発注内容が記載されているか
発注内容をPDFに記載している場合であっても、メール本文に発注内容を再度記載しましょう。本文に添付資料が注文書である旨を記載した上で、そこに書ききれなかった補足情報を追記したり、ダブルチェックすることで発注内容のミスを減らしたりすることにつながります。
詳細情報を記載したり、チェックを複数回行うことは、手間に感じますが、取引全体をスムーズに完結させるためには必要な要素になります。これらを怠ることで後になって大きなミスにつながる恐れもあるので、序盤で丁寧なチェックを行っておくことが大切です。
発注内容に誤記はないか
添付のPDFやメール本文に記載した発注内容に誤記がないか確認しましょう。必要な個数や納期などを誤って記載してしまうと、自社の事業全体に遅れや損害が生じてしまいます。
自分だけでなく、複数人で発注内容をチェックしできるだけミスを減らすことが大切です。
送信先は間違っていないか
メールを送信する前に、送信先を確認しましょう。発注情報がパスワードかけて送信するほどの機密情報とまではいきませんが、自社の事業を支える重要な情報の一つです。自社の情報を不必要に他者に漏らさないためにも、きちんと送信先をチェックすることが大切です。
誤ったところに送信してしまうことで、不必要なトラブルが生じてしまったり、納期が遅延してしまったりするので、ここには細心の注意を払いましょう。
誤字脱字はないか
もっとも基本的なことですが、誤字脱字がないかを確認しましょう。毎回、誤字脱字をしている場合、信用できないと感じられてしまうかもしれません。注文・発注メールは、その文章に基づいて人が動くことになります。誤解を生まず、正しく伝え、正しく動いてもらうための文章となるので、間違っている前提で読み直したり、時間を置いてから再度確認してもらうようにしましょう。
それだけでは不安な場合は、他人に読んでもらったり、文章の校正ツールを用いたりと、外部に頼ることも大切です。取引先と気持ちの良いコミュニケーションを継続的に取っていけるよう細かいところにも注意を払って取引をしていきましょう。
メールで注文・発注するデメリット
ここまで、正しい発注メールの書き方について説明してきました。メールでの発注は、取引履歴が残ったり、紙での管理よりも必要な情報を調べやすかったりするメリットはありますが、その反対に多くのデメリットも存在します。それらを確認していきましょう。
①取引先に読んでもらえない可能性がある
デメリットの1つ目が、取引先に読んでもらえない可能性があるということです。冒頭で記載したチェックリストを遵守していても、取引先の担当者に届く膨大なメールボックスに埋もれて注文内容が流されてしまう恐れもあります。
②ヒューマンエラーの可能性
次のデメリットが、ヒューマンエラーの可能性があるということです。メール注文の場合、注文内容をミスしていたり、アドレスやファイルを間違えていて正しく情報が届かなかったりする場合もあります。
③システムに別途入力する必要がある
次のデメリットが、システムに別途入力する必要があるということです。メール注文の場合、その取引内容を別途システムにて入力する手間が生じます。この際に、入力ミスをしたりしてしまう恐れもあります。
④業務が属人化する
次のデメリットは、業務の属人化です。メール注文の場合、そのメールを確認できる人が限定されてしまうため、その人がいなくなったときに、手間がかかってしまいます。
⑤履歴の管理が困難
次のデメリットは、履歴の管理が困難であることです。メールでの検索機能は完璧ではなく、例えば、取引先によって異なるバラバラのフォーマットのメールを一覧で確認することは難しく、検索しようにも関係のない別のメールも検索結果に出てきてしまうなど、欲しかった情報の取得に手間取ってしまいます。
以上のデメリットがメール注文には存在します。
発注業務をより効率化するには？
結論から申し上げると「受発注システム」を用いた受発注業務を行うことをオススメします。受発注システムとは、企業間での商品やサービスの取引をデジタル化し、効率化するためのツールです。
このツールを用いれば、メールや電話、FAXなどでの注文・発注よりも大幅な効率化が見込めます。
前章のメール発注のデメリットも、受発注システムを活用すれば解決できるものばかりです。
①取引先に読んでもらえない可能性に関しては、受発注システムでは、そもそも受発注を効率化するシステムなので、他の情報が混在してしまうといったことが起こり得ません。わざわざメール内容をわかりやすくするなどといったことをしなくとも、受発注システムの場合は、注文が入ったら担当者に通知がいきすぐに準備の体制に移れるようになっています。
②ヒューマンエラーの可能性に関しては、受発注システムでは、ECサイトのような操作性を持つモノが多く、人的ミスが発生し得ません。また、過去の発注内容を確認しそこから再注文もできるため、いつも注文しているものを今回が注文しすぎたということが起こり得ない環境が構築されています。
③システムに別途入力する必要があることに関しては、受発注システムでは、注文内容は自動で入力され、任意の形式で出力することも可能です。できるだけ自分で手入力するところを減らし、仕組みでミスを減らしていくことが大切です。
④業務が属人化してしまう恐れに関しては、受発注システムでは、取引内容を全員が把握できるように設定をすることができるため、そのような設定をしておけば、わざわざ情報共有を行わずとも別の人が業務を引き継ぐことが可能になります。
⑤履歴の管理が困難であることに関しては、受発注システムでは、過去の取引内容が一元管理され、取引先関係なく欲しい情報が一発で手に入ります。また、その画面から再注文もできるため、スムーズな取引も行えます。
以上のように受発注システムを活用すれば、メールで発注業務を行うよりもより効率的に業務を推進できることがわかっていただけたかと思います。
まとめ：発注の効率化には「受発注システム」がオススメ！
本記事では、正しいメール文章の書き方を解説し、最後には、メール発注よりも効率的な発注方法である「受発注システム」を活用した発注方法を紹介しました。もちろん紙ベースで受発注業務を行うよりも、メールで行う方が効率的ですが、それよりも受発注システムを活用することで更なる効率化を実現することができます。
弊社も、クラウド型受発注システム〈受注ハック〉を提供しており、受発注業務の効率化のご相談を随時受け付けております。
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