発注管理とは？システムを導入するまでに準備すべきことを解説

発注管理は、企業が効率的に商品やサービスを発注し、ビジネスを円滑に運営していくための重要なプロセスです。この記事では、まず発注管理の概要に触れながら、具体的に発注管理がどういった流れで行われるのかを解説します。その後、発注管理を適切に行う上で欠かせない受発注システムの紹介を行なっていきます。

発注管理の重要性や、その後どのようなアクションを取るべきかについてご理解いただけたら幸いです。

発注管理とは

発注管理とは、「仕入れ」を管理する業務です。必要な商品やサービスを調達し、在庫を最適な状態に保ちながら、コストを最小限に抑えることが目的になります。発注管理は、ただ単に在庫を補充したり、発注したりするものではなく、在庫の最適な個数はどのくらいなのかを考えたり、供給業者と適切なコミュニケーションを通じて長期的な取引に繋げたり、正しく納品されているか確認したりとその業務は多岐に渡ります。

なぜ発注管理が必要なのか

発注管理が必要な理由は、「コスト管理」「リスク管理」「顧客満足度の向上」で説明できます。まず、発注管理は、コスト管理の文脈で非常に重要な意味を持ちます。常に適切な在庫量を維持することで、在庫過多による管理コストの増大や、在庫不足による機会損失を防げます。無駄なコストを削減するという意味で、発注管理は必要不可欠となっています。

また、リスク管理の文脈でも、不明確な発注をしてしまったり、適切な供給先を確保できなかったりする場合、企業は製品の遅延や在庫不足に直面し、生産停止や配送遅延に繋がってしまう恐れがあります。適切な発注管理は、商品・サービスの品質向上やお客様からの信頼度向上につながります。

加えて、発注管理は、お客様に正確に商品を納品するための重要な要素となります。適切なタイミングで正確な数量の商品を提供できることは、顧客満足度を高め、リピーターの増加にもつながります。リピーターの増加は、直接的に取引をしているお客様だけでなく、肯定的な口コミの拡散にも寄与し、新規顧客の開拓にも効果が見込めます。

発注管理の流れ

発注管理は上記の流れで行われます。具体的な内容についてこれから説明していきます。

①社内の発注時の業務フローの確認

まず初めに、社内の発注フローを再確認する時間をとる必要があります。もちろんそのとき必要なモノを必要だと思った人が都度発注するというフローでも業務は回るかもしれません。しかし、それは必ずしも効率的だとは言えないでしょう。

「社内の誰が」「どの発注先に」「何を」「どれだけ」「どのような連絡手段で」発注しているのかを確認しましょう。そうすることで、同じ発注先にはまとめて発注ができたり、バラバラな連絡手段を社内で統一していこうという動きもできるかもしれません。

具体的な発注作業の前段階で、これまでの発注作業がどのように行われていたのかを確認することは長期的に見れば大きな価値がある作業だと言えます。

②購買依頼書の作成

購買依頼書とは、仕入れを必要とする部署や在庫管理の担当者が、購買を担当する部門に提出する書類のことです。ここには、単純に仕入れたいものを書くだけではなく、仕入れに必要な情報を全て記載する必要があります。具体的には、「作成日」「依頼番号」「商品名」「個数」「納期」「納入場所」「発注の目的」などを記載します。これを受け取った購買部門は、購買依頼書に基づいて見積もりを作成していきます。

③発注方式の選定

発注内容が確定したら、発注方式を決めていきます。発注方式は、主に「定期発注方式」と「定量発注方式」に分けられます。

「定期発注方式」
まず定期発注方式は、材料や製品などを「毎月10日」や「第1水曜日」など決まった日にちに発注する方式です。決まっているのは「いつ発注するか」だけで、発注する量や個数などは都度決定します。需要の変化が激しい商品であったり、消費期限があったりする商品などに用いられることが多い発注方式になります。
発注を忘れることが少なく、足りなくなった分だけ発注する方式なので発注しすぎる事態を比較的防ぐことができます。しかし、発注した分量より多く必要になってしまったり、どれだけ発注すればいいのかベテランの従業員の感覚に頼ってしまったりする部分もあるため注意が必要です。

「定量発注方式」
定量発注方式は、在庫が一定の量まで減少したら発注を行う方式です。こちらは量で発注を判断するため、「いつ」発注するかは決まっていません。そのため、発注したいときにすぐに入手しやすい商品・材料や、劣化しにくくまとめて大量に購入できる商品・材料に用いられることの多い方式です。この方式だと、ここまで減ったらこれだけ発注するといったことが決めやすいので、誰でもこの業務を行うことができるという点でメリットがあります。
しかし、入手しやすい商品・材料に用いられるとはいえ、発注から納品までのリードタイムがあるため、在庫を切らしてしまうことには注意が必要です。

④発注先の選定

発注方式が確定したら、発注先を選定していきます。ここはかなり重要な部分なので慎重に行う必要があります。購買依頼書に記載してある要件を十分に満たせる発注先はどこなのかを吟味していきます。

単に必要な商品を必要なだけ納入してくれる業者であればいいわけではなく、スムーズなコミュニケーションが取れたり、こちら側の発注の目的を理解し臨機応変な対応をしてくださる発注先を選択すると互いに長期的で友好な関係を維持できるようになります。

⑤発注(注文)書の作成・送付

購買依頼書に基づき、仕入れ先が確定したら、発注書を作成していきます。送付には、電話やFAX、メール、受発注システムなど様々な方法が用いられますが、より効率的で互いに業務を進めやすい方法を選択すべきです。

⑥発注状況の管理

発注したら納入されるまで放置していいわけではありません。それぞれ発注した商品・材料がどのようなスケジュールで納品されるのか把握していないと、適切な在庫管理はできません。FAXや電話などアナログな方法で発注を管理している場合、一目でこれら全てを把握し管理することは難しいため、Web受発注システムの導入がオススメです。

発注管理を効率化するためにはWeb受発注システムの導入がオススメ！

発注管理をFAXや電話で行なっている方もまだまだいらっしゃるのではないでしょうか。現在、発注管理をするためのWeb受発注システムは大きな進化を遂げていて、誰でも安価に活用できるようになっています。従来のような大規模で高額のシステム導入は必要なく、クラウド上で月額数万円から発注管理を行えるように進化しています。

Web受発注システムを導入することで具体的にどのようなメリット、あるいはデメリットがあるのか次の章で解説していきます。

Web受発注システムを導入するメリット・デメリット

Web受発注システムを導入するメリット・デメリットを解説していきます。メリットを5つ、デメリットを3つご紹介します。

導入するメリット①「作業時間の短縮」
まずメリットの一つ目が、「作業時間の短縮」です。どうしても何をどれだけ発注するかを考えたり、実際に発注書を作成して依頼をしたりする業務には時間がかかってしまいます。しかし、Web受発注システムを導入することで大幅に入力作業を短縮させることが可能です。浮いた時間を別の仕事をする時間に回し、利益に繋げることができます。

導入するメリット②「ヒューマンエラーの削減」
メリットの二つ目が、ヒューマンエラーの削減です。電話やFAXで発注を行うとどうしてもミスをしてしまうことがあります。どれだけ確認しても、その日体調が優れなかったり、寝不足だったりすると注文の個数や商品を間違えてしまいがちです。そのようなミスを従業員の意識で減らしていくのではなく、そもそもの仕組みのところで防いでいく方が有効な対策となるかと思います。

導入するメリット③「在庫状況の分析が可能」
メリットの三つ目は、在庫状況の分析が可能になる点です。Web受発注システムを導入すると過去の発注内容が全てアーカイブされます。どの時期にどの商品の発注が多いのかであったり、どの商品・材料を注文したときに在庫状況が悪化しがちなのかが分かり具体的な対策を検討できる段階にすぐに移行できます。

導入するメリット④「クレームの減少」
メリットの四つ目は、クレームの減少です。電話や口頭での発注の場合、明確な発注内容が記録に残らないためトラブルにつながってしまうことも少なくありません。Web受発注システムを導入することで、クラウド上に確実にデータを残し気持ちの良い取引をすることができます。

導入するメリット⑤「リアルタイムでのデータ共有」
メリットの五つ目は、リアルタイムでのデータ共有です。Web受発注システムを導入することで、何をどれだけ発注しているのかが一目でわかります。これはこのシステムにアクセスできる全員に共有されているものなので、わざわざ連絡しなくとも各自が対応できる時間にシステムを確認し発注作業を行うことが可能となります。

次に3つのデメリットをご紹介します。

導入するデメリット①「導入コスト」
デメリットの一つ目が、導入コストです。以前に比べて膨大な導入コストが発生しなくなったとはいえ、毎月の利用に少なくとも数万円かかってきてしまいます。このコストに見合ったリターンを想定できない場合、導入を見送ることも正しい選択だと言えるでしょう。とはいえ、まずは1ヶ月だけ利用してみるということも可能なので、実際に利用してみてどれだけ業務が楽になるのか体感してみることも重要です。

導入するデメリット②「社員・得意先への教育コスト」
デメリットの二つ目は、社員・得意先への教育コストです。新しいシステムを導入すると当たり前ですが、その使い方に慣れる期間が発生してしまいます。それをスムーズに進めるためにマニュアルを作成したり、使い方を解説する講習会を開催したり、そもそも誰でも使えるような洗練されたWeb受発注システムを導入したりして対応する必要があります。

導入するデメリット③「業務フローの再検討が必要」
デメリットの三つ目は、業務フローの再検討が必要になるという点です。Web受発注システムを導入することで、現在行っている業務のどこが効率化され、どこはそのまま行なっていくのか導入の前に検討する必要があります。そうすることで、導入後の効果測定もできるようになり、どれだけの効果があったのか可視化し、説明を求められた際にも定量的に説明することが可能になります。

システム導入の準備

新たにシステムを導入する際には、やみくもに値段と機能だけを見て決定するわけにはいきません。どのような目的で、どの業務をシステムで効率化したいのか事前に考えておく必要があります。具体的に何をすればいいのか以下で解説します。

①現在の業務の課題を整理する

まず初めに、現在の業務の課題を整理します。なぜ今回新たなシステム導入の話が上がったのかを整理することで、具体的にどのような機能が必要で、どのような機能は必要ではないのかが見えてきます。オーバースペックでコストだけがかかってしまうものにしないためにも、どのような課題を解決できればこのシステム導入は成功なのかゴールイメージを想定しながら課題を整理していくことが重要です。課題を整理する際には、現在の業務のフローチャートを作成することで、課題が見えてきやすくなります。

②目的とスコープを整理する

次に目的とスコープを整理します。目的とは、その名の通りこのシステムをなぜ導入するのかということで、スコープとは具体的にどこからどこまでの業務をシステム化したいのかということになります。ここを曖昧にしてしまうと機能が足りなかったり、使わない機能まで追加してしまってコストが嵩んでしまったりします。

③企画・要件を整理する

次に、企画・要件を整理します。必要な機能について言語化し、ベンダーにわかりやすく伝えるための準備をします。解決したい課題や必要な機能など、具体的な要望を明確に伝えることで、システムを想定していたものにより近づけることができます。

④各システムを比較検討する

次にベンダーを比較検討します。自社の要望に応えられるベンダーを適切に選択する必要があります。どれだけ要件定義ができていても、ベンダーの力量が足りなかったり、コミュニケーションの取りづらい担当者だった場合うまくプロジェクトはうまく進行していきません。コストや付き合いやすさなどさまざまな観点を総合的に判断して決定していきましょう。

システム導入後の運用

システム導入後もそのままというわけにはいきません。実際にそのシステムを活用してもらうために動く必要がありますし、導入コストに見合ったリターンが得られているか判断する必要もあります。クラウド型のWeb受発注システムの場合、機能の増減が比較的容易にできるため必要なかった機能を減らしたり、必要な機能を追加したりすることが可能です。

①従業員並びに得意先へのトレーニング

システムを導入したら、実際にそのシステムを利用する従業員、並びに得意先へのトレーニングをする必要があります。せっかく導入したのに従来の方法で受発注を行なっていては意味がないので、マニュアルを作成したり、講習会を開催したりする必要があります。

②既存の業務との整合性を確認する

事前に想定はしている部分ではありますが、実際に導入してみての従来の業務とのマッチ度を確認する必要があります。システムを導入することで新たに発生してしまっている無駄な作業は無いか確認したり、システム導入の前後で受発注が滞っていないか注視したりすることが大切です。

③効果測定

Web受発注システムを導入してどれだけの業務改善につながったのか効果測定をします。これまで作業にかかっていた時間をこれだけ改善できたという指標でもいいですし、作業人数をこれだけ減らせたという指標、従業員・取引先満足度がこれだけ上がったという指標など複数の指標を用いてWeb受発注システム導入前後での効果測定をしてみましょう。

④フィードバックの収集・分析

実査にWeb受発注システムを使っている人のフォードバックを収集して改善していきましょう。新たなシステムを導入すると得てして不満が出るものです。どうすればそのような人たちの不満を解決しながら、ビジネスをより効率的なものにしていくのかフィードバックをもとに考えていきましょう。

⑤必要な機能の再検討

必要な機能の再検討を行います。クラウド型のWeb受発注システムの場合、機能の追加や削減は比較的容易に行うことが可能です。実査に使ってみて要らなかった機能であったり、使っている人たちからのこういう機能が欲しいという声を掬い上げシステムに反映させ常にブラッシュアップさせていくことが大切です。

Web受発注システム導入の成功事例

次にWeb受発注システムを導入し、業務改善を成功させた会社についてみていきます。今回は「株式会社マツヤ様」と「フランスベッド株式会社様」の2社の事例をみていきます。

成功事例①：株式会社マツヤ様

株式会社マツヤ様は、ホテルや飲食店を取引先にもつヨーロッパ産の食材を扱う会社様です。今回は取引拡大による長時間労働の解決を目的としてWeb受発注システムを導入されたそうです。

導入の効果としては、業務時間の大幅な短縮を実現でき、目標を達成されています。営業の勤務時間は7時から16時ですが、実際には定時前に出勤し発注書を印刷し終える必要があったそうです。従来6時前の出勤であったのが、システム導入後は6時40分でよくなり、退勤時間も残業を大幅に減らせる結果となったそうです。副次的な効果として、入力ミスが減ることにより、配送の遅れや商品ミスの削減にもつながっています。
出典（https://www.foods-ch.com/shokuhin/1649911632890/）

成功事例②：フランスベッド株式会社様

フランスベッド株式会社様は、家具インテリア業界のトップメーカーの一つで、一般家庭や宿泊施設への家具・寝具の販売・卸売、医療・福祉施設への福祉用品の販売・卸売、レンタルを行なっています。取引先からFAXで注文が入り、それを営業担当が入力する際の、大きな業務負荷や入力ミスが課題となっていました。

この課題を解決すべくフランスベッド株式会社様は、Web受発注システムを導入することとなります。結果毎月45時間の業務時間の短縮に成功しています。また副次的な効果として、24時間注文の受付が可能となることで、入力待ちの時間がなくなり、生産までのリードタイムの短縮ができました。納期について自動返信で回答することも可能となり、ますます顧客満足度は向上しています。
出典（https://diamond.jp/articles/-/291065）

まとめ

本記事では、発注管理について詳しく解説してきました。「発注管理ってどういうことなんだろう」「具体的に発注管理はどのように改善していけばいいんだろう」と言ったような疑問や不安を解消できていれば幸いです。

弊社のBtoB向けクラウド型Web受発注システム「受注ハック」も多くの企業様に導入され始めております。「受注ハック」はコストを抑えるのはもちろんのこと、使い方がわからないという不満をできるだけ解消すべく本当に必要な機能を誰にでも使いやすい形で整理しながら開発したWeb受発注システムです。

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