受発注業務で起きがちなミスとその対策

ここ数年で急速に浸透したリモートワークや電子帳簿保存法改正の影響で、業務の効率化や自動化に注目が集まっています。その流れの中で、受発注業務におけるシステム導入や、電話やFAXではなく受発注システムを利用する脱アナログの流れも同様に強まっています。

この記事では、はじめに受発注業務の流れについて確認した後、受発注業務で発生しがちなミスやそのための対策をまとめます！

受発注業務は、多くの企業にとって日常的なプロセスです。しかし、次第にそのプロセスが複雑化していく中で、ミスが生じやすくなっているのも事実として存在します。受発注業務におけるミスは、顧客満足度の低下や経済的損失など、会社にとって深刻な影響を及ぼす可能性があります。

ヒューマンエラーや在庫管理の不備など生じやすいミスの原因を今一度おさらいし、そのための対策をまとめます。

受発注業務とは？

受発注業務の際に生じうる具体的なミスを確認する前に、そもそも受発注業務の内容について簡単に触れておきます。

受発注業務とは、企業が顧客からの注文（受注）や取引先への発注（発注）を処理・管理する業務のことです。これらの業務は、顧客や取引先と信頼関係を構築し、長期的な取引を行なっていくために非常に重要な要素となります。また、適切な在庫管理や正確な注文処理は、無駄を減らし時には大幅な業務改善に繋がります。

下記が受発注業務を簡単に図示したものです。おおまかな流れを理解することで、各フェーズでの課題が見えやすくなります。

受発注業務で起こってしまうミスの原因

受発注業務では少なからずミスが生じます。ミスをもう少し減らしていきたいと思ったり、そのミスがなければ取引が継続的に続いていたのにと思うことも少なくないのではないでしょうか。この章では、受発注業務で発生するミスの主な原因をまとめます。

①コミュニケーション不足

コミュニケーション不足は受発注業務におけるミスの主要な原因です。従業員が顧客からの要求や特別な要件を正確に理解・伝達できていない場合、誤った商品や数量が発注され、それがクレームや契約違反につながる可能性が高まります。コミュニケーションの改善は、社内での伝え方などのコミュニケーションのトレーニングや、適切な連絡ツールの導入を含む、包括的なアプローチが必要です。

②ヒューマンエラー

ヒューマンエラーは、長時間労働や業務負荷の増加によって引き起こされ、これが受発注プロセスに大きなリスクをもたらします。労働者の注意力が低下し、ストレスや圧力の下で作業することで、注文内容や数量の誤りが発生しやすくなります。これは品質低下や納期遅延の原因となり、顧客満足度を低下させる可能性があります。ヒューマンエラーを軽減するためには、従業員の健康と安全を保つための適切な休息とワークライフバランスを確保することが重要です。

③システムの問題

システムの問題は、正確な情報の入力や処理ができないため、受発注業務に深刻な影響を及ぼします。バグや不具合がある場合、受発注プロセスに信頼性が欠如し、誤った受発注が発生する可能性が高まります。さらに、データの整合性が欠如すると、異なる部門やシステム間で情報が食い違い、受発注の正確性に悪影響を及ぼすことがあります。信頼性の高いシステムの導入、定期的なシステムチェックとアップデートの実施、セキュリティ対策の向上が必要です。

④プロセスの不備

プロセスの不備は、受発注業務におけるミスの根本的な原因となります。手順やチェックリストが不十分な場合、注文内容の確認漏れや手続きの欠陥が生じ、品質不良や契約違反が発生する可能性があります。明確で統一された手順を文書化し、その徹底を通じてプロセスの正確性を向上させ、ミスを最小限に抑えることができます。

⑤在庫管理の誤り

商品のラベリングや倉庫整理の不備により、正確な在庫情報が得られず、誤った数量で受発注が行われる可能性があります。在庫管理システムなどの導入で、正確な在庫管理を徹底し、定期的な在庫点検や監査を行うことで、データの整合性を保ち、受発注プロセスにおける在庫関連のミスを最小限に抑えることが必要です。

受発注業務におけるミスを減らすための対策

これまで受発注業務で生じるミスの原因を確認してきました。ここからは、これらのミスを防ぐためにはどうすればいいのか、そのための対策についてまとめていきます。

①コミュニケーション不足に対する解決策

まず、定期的な会議や報告をルール化し、チームや部署間での情報共有を促進します。これにより、重要な情報が適切に共有され、不明確な点が解消されます。さらに、リアルタイムで情報を共有するための連絡ツール（例：LINEなど）を導入します。これにより、迅速なコミュニケーションが可能となり、適切な受発注業務が行えるようになります。連絡ツールの導入を機に、社内の受発注の業務フローを見直してみることも重要です。

②ヒューマンエラーに対する解決策

自動化ツールの活用を検討し、人間によるミスを減らします。同時に、作業手順の記録やチェックリストを活用し、細部の確認漏れを防止します。これにより、作業プロセスが標準化され、ヒューマンエラーのリスクが低減します。それに加え労働環境の改善なども効果的です。ミスしない仕組みづくりと、ミスしない環境づくりの双方を推進していきましょう。

③受発注システムの問題に対する解決策

信頼性の高い受発注システムを導入しましょう。同時に、システムのバグや不具合を最小限に抑えるために、適切なメンテナンスを実施します。また、システムを使用する従業員に対して、効果的な操作方法を学ぶための勉強会を実施し、システムの適切な利用をサポートすることも効果的です。システムの側は問題がないのに、それらを利用する従業員の側がシステムの操作方法などを十分に理解していないことで生じるミスやトラブルも存在するので、その辺りにも注意をして業務改善を行なっていきましょう。

④プロセスの不備に対する解決策

受発注のプロセスを詳細に文書化し、ステップごとのチェックリストを作成します。さらに、重要なステップでの承認プロセスを導入し、誤った処理を防ぐための確認を行います。これにより、プロセスの透明性が向上し、ミスが減少します。プロセスの透明性が向上すると、それらの業務の責任がどこにあるのかが明確になり、よりミスをしないようにする雰囲気づくりや仕組みづくりが活発になる効果もあります。

⑤在庫管理の誤りに対する解決策

リアルタイムの在庫管理システムを導入し、在庫数の自動更新をしましょう。同時に、在庫に不足があった場合にアラートが発生するように設定します。さらに、定期的な在庫点検と監査を実施し、物理的な在庫とシステム上の情報の整合性を確保します。これにより、正確な在庫情報が維持され、誤った出荷や発注が防止されます。在庫管理を丁寧に行なっていると、在庫ロスなどの、確認していれば存在しなかったミスを未然に防ぐことができます。

ミスを減らすことの重要性

ミスを減らさなければいけない理由は、他人に迷惑をかけないようにするためだけではありません。ミスを減らすことはそれだけではない副次的な効果がたくさん存在します。ミスを減らした先にどのようなメリットが待っているのでしょうか。以下で確認していきましょう。

①信頼構築のため

ミスを減らすことは、信頼構築に欠かせない要素です。信頼性は長期的なビジネス関係を築く基盤となります。顧客や取引先は信頼できるパートナーを求め、ミスの少ない企業に対してまた発注したくなるものです。信頼が築かれると、将来的な取引の拡大や新規顧客の獲得が容易になります。逆に、ミスが頻繁に発生する企業は信頼を失い、ビジネス機会を失う可能性が高まります。

この信頼は、口コミや評判にも影響を与え、企業のブランド価値を向上させます。その会社との長期的な取引のみならず、新たな取引先の獲得にも有利になる可能性も大いにあります。

②損失を防ぐため

ミスを減らすことは、経済的な損失を防ぐ重要な手段です。ミスが原因で発生するコストは多岐にわたり、企業の収益に大きな影響を与える可能性があります。たとえば、不良品の発送による返品や交換コスト、遅延によるクレーム対応や罰金、支払いトラブルによる法的費用などが挙げられます。

これらのコストを最小限に抑えることで、企業は利益を最大化し、他社に負けない会社を作っていくことができます。

③ビジネスを円滑に進めるため

ミスが発生しそうなリスクを特定し、対処計画を立てることは、ビジネスを円滑に進める上で不可欠です。リスクの事前対策を行うことで、もし問題が発生した場合でもスムーズに対処できます。

これにより、業務の中断や停滞を最小限に抑え、プロジェクトや取引の進行を計画通りに推進していくことができます。リスク管理をすることで、予測不可能な状況にも柔軟に対応できるようになります。お客様にも、「このタイミングでもしかしたらこのようなトラブルが起きるかもしれません。その場合はこのようにリカバリーします。」と事前に伝えておけば、同じトラブル、同じ対処でも印象がガラリと変わります。その対応が長期的な取引につながるかもしれません。

まとめ

いかがでしたでしょうか。以上、受発注業務で起きがちなミスの原因やその対策を確認してきました。受発注業務は日常的に行うものなので、何らかのミスは発生するものです。ミスを防ぐことの重要性のところでも触れましたが、ミスを少なくすることで信用を獲得し長期的な取引につながったり、利益を最大化させたりできるようになります。

上記のようなミスを効率的に減らしていくためには、受発注システムを導入することが効果的です！

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「受注ハック」は、これまで電話やFAXなどでアナログに行ってきた受発注業務をデジタル化し、入力作業の手間やミスによるトラブルなどの課題を解決するサービスです。

ヒューマンエラーやプロセスの不備、在庫管理などは、チェック体制の強化でも改善することができるかもしれませんが、それは根本的な解決とは言えません。

これまで使いにくい受発注システムを使用していたり、電話やFAXなどアナログな手法で受発注業務を行なってこられた会社様にとって、「受注ハック」の導入は大幅な業務改善につながる可能性が大いにございます。

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