「発注伝票って他の伝票とどう違うの？」
「発注業務を効率的にするにはどうしたらいいの？」

上記のような考えをお持ちではないでしょうか。
そこで、本記事では、発注作業において使用する「発注伝票」とはどういったものなのか他の書類との違いから説明していきます。その後、発注伝票の様々な作成方法や、より効率的に発注作業をするためにはどうしたら良いのかを解説していきます！

発注伝票とは？仕訳帳との違いを解説

早速、発注伝票とは何なのかを説明していきます。

初めに、そもそも、発注とは、企業が取引先に対して、特定の商品やサービスを注文・購入することを意味する言葉です。その発注のときに登場するのが発注伝票ということになります。発注伝票を作成する主な目的は、特定の商品やサービスの発注に関する情報を明確に伝え、取引条件や納期、数量などを取引先と共有することです。

発注伝票があることで、取引先と正確な情報共有が可能になり、より取引がスムーズに進むようになります。

発注伝票と仕訳帳の違い

発注伝票と仕訳帳はしばしば混同されて、どちらが何を意味する書類なのかよくわからなくなることがあります。

まず、発注伝票とは、繰り返しにはなりますが、取引先への具体的な注文情報を記載する文書のことです。それに対して、仕訳帳は、すべての取引を日付順に記録する帳簿のことです。これは経理業務において必要となる書類であり、受発注だけでなくすべての取引を記録するものになります。

一言で言えば、記載する範囲が広いか狭いかということになります。仕訳帳がすべての取引・財務情報を記録するのに対して、発注伝票は、受発注業務に関する取引のみを記載します。

発注伝票を活用するメリット

前章では、発注伝票とは何かについて解説してきました。ここからは、その発注伝票を正しく使用するメリットを解説していきます。

取引内容の詳細な把握

まず1つ目は、取引内容の詳細な把握です。受発注を電話や口頭で行っていたり、伝票に必要な詳細情報を記載していなかったりすると、後々財務状況を確認したり、手続きをしたりする際に困ってしまいます。それだけでなく、受発注の取引の際にも、詳細に取引内容を記載することで、個数や納期のミスを減らすことにも繋がるなど幅広いメリットがあります。

決済周りの見落とし防止

2つ目は、決済周りの見落とし防止です。受発注業務における取引の内容を詳細情報まで、確実に残しておくことで、見落とすことなく決済を完了することができます。発注伝票がないことで、取引初期にミスに気づかず、時間が経ってから大きな問題となってしまう恐れもございますので、しっかりと必要な情報を記載しておくことが大切です。

発注伝票に記載する項目

ここまで発注伝票のメリットを確認してきました。ここからは具体的に発注伝票に記載すべき項目をまとめます。1つ目のメリットである、取引内容の詳細な把握ができるのも、漏れなく伝票に必要な要素が記載されているからです。

発注番号

取引を識別するために、取引ごとに番号を付与します。同取引であれば、見積書や請求書にも同じ番号を振ることで、管理がしやすくなります。番号を記載しておくことで、必要なタイミングで書類を確実に識別できるようになります。

発注日

発注日を記載します。

商品名

商品名を記載します。正確なものを記載してください。

数量

数量を記載します。

納入期日・納品希望日

納期を記載します。この日までに納品して欲しいという希望は、取引先と擦り合わせておくことが大切です。

納品場所

納品場所を記載します。

支払い条件

支払い条件を記載します。支払い条件では、支払いの期限と支払い方法の2種類を決めておくことが一般的です。支払いが、翌月末なのか翌々月払いなのかといったような支払い期日と、現金や銀行振込、小切手などどの支払い方法で対応するのかという支払い方法を記載しましょう。

合計金額

合計金額を記載します。

記入した人のサイン・押印

記入した人がサイン・押印をします。

上記の項目が発注伝票に記載すべき基本的な項目です。取引先と認識の齟齬が生じないよう、できるだけ分かりやすく詳細な記載を心がけましょう。

伝票の作成方法

では、上記のような項目を記載する伝票はどのようにして作成すれば良いのでしょうか。伝票の作成方法には、様々なものがあり、下記にて詳しく解説していきます。

手書きでの作成

まず、1つ目は手書きでの作成です。基本的に、手書きでの作成とシステムでの作成には大差はありませんが、手書きの場合、使用するツールや修正の方法などが定められています。

まず、手書きで伝票を作成する場合、ボールペンの使用がマストになります。これは改竄を防止するためなので、消えるボールペンも使用不可となります。また、やむを得ず修正する場合は、修正テープなど、元の記載がわからなくなってしまう修正の方法は取らず、二重線で消して訂正印を押す必要があります。ミスをしてしまった伝票を、廃棄するものNGです。

手書きでの作成には、ソフトやシステム活用よりも、労力や管理コストがかかってきます。人件費のことも考えると、総合的に判断して、システム導入の方がコストがかからなくて済む場合も往々にしてあります。

エクセルや会計ソフトでの作成

次の作成方法は、エクセルや会計ソフトでの作成です。エクセルの伝票のテンプレートをWeb検索すれば、無料で活用できるものがあるので、それらを活用すると良いでしょう。ある程度の検索性も担保できますので、紙で管理するよりも紛失リスクも抑えられると同意に、必要なときに必要な情報を取り出しやすくなります。

しかしながら、これらの管理は、手作業で行われる場合が多いため、転記ミスが生じてしまう可能性があります。また、作成方法が一部の人にしかわからなく、運用が属人化してしまう恐れもあります。

運用が属人化してしまわないよう、丁寧なマニュアルを作成したり、ある程度の知識をつける勉強会を開催したりして対応した方が、人材の流動性にも対応できます。

受発注システムとの連携による作成

最後に、受発注システムを活用する作成方法です。受発注システムの中には、受注と同時に発注伝票を作成する機能を有するものもあり、このようなシステムを活用すれば、毎回システムに情報を転記する必要がなくなり、ミスを大幅に減少させることができます。

それだけでなく、発注履歴から再注文したり、これまでの発注情報をカスタマイズしてダウンロードできたりと、手書きやエクセルでの管理ではできない機能が多数備わっていて、コスト削減だけでなく業務効率化までつなげ、浮いた時間で別の業務を進めることもできます。

伝票作成を自動化するには？

伝票作成を自動化するためには、手書きやエクセルでの伝票作成ではなく受発注システムを活用することをオススメします。

その理由は前章に記載した通りですが、それ以外にも、注文ステータスで状況を確認できたり、電話やメールをしなくとも在庫の有無や追加の商品の確認を行うことができます。

受発注システムを導入すれば、単に、伝票を自動で作成できるだけでなく、受発注業務全体をデジタル化し、効率的に行うことができます。

まとめ：発注伝票作成は受発注システム連携がオススメ！

本記事では、発注伝票の詳細について解説したのちに、伝票を作成する3つの方法を紹介しました。そして最終的には、伝票作成だけでなく、受発注業務全体を効率化させるなら、受発注システムがオススメだという話をしてきました。

弊社も、クラウド型受発注システム〈受注ハック〉を提供しており、もし現在、手書きで伝票を作成していたり、エクセルで管理されている場合は、弊社にご相談いただければ、どれだけの効率化を達成することができそうかを貴社の状況をヒアリングしながらご提案させていただきます。

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