現在、効率的な受発注を行うことは企業運営の重要な柱の1つになっています。本記事では、「受発注システム」に焦点を当て、その概要と主な機能、さまざまなビジネスにもたらすメリットについて徹底的に解説していきます。

受発注システムとは

受発注システムは、企業間（B2B）での商品やサービスの注文・発注プロセスをデジタル化し、効率化するためのツールです。従来の手書きや電話、メールによる受発注方法と比較して、受発注システムは情報の正確性を高め、受発注にかかる時間を大幅に削減することが可能となります。

また、システムを活用することで、受発注に関するデータが蓄積され、それを元に経営における意思決定をすることもできるため、受発注の効率化に限定されないさまざまな効果を期待できます。

受発注における課題とは

受発注にはそれぞれの企業によって異なる課題が存在します。システム導入前に、しっかりと課題を特定しておくことで、導入前後の状況を比較できるようになります。システム導入よって課題に的確にアプローチするためにも、自社の課題はどこにあるのかをよくある課題を参考にしながら考えていきましょう。

受発注方法の多様化

現在、電話やメール、FAX、LINEなど様々な発注方法が存在します。それらに、それぞれの担当者が個別に対応しているのが現状です。発注方法が多いほど、多くの工数がかかってしまいミスの原因になってしまいます。

入力作業の手間

受発注情報の手入力は、時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーのリスクも伴います。昔に比べより正確な情報管理が求められる中、この問題は企業運営において大きな課題となっています。コスト削減の観点だけでなく、リスク管理の観点からも対応すべき課題です。

大量の紙管理

紙ベースの受発注管理は、大量の書類の保管と整理に多大な労力を要します。これは、スペースや整理時間などの無駄なコストを発生させると同時に、情報の検索効率を低下させる原因になっています。

リードタイムの管理

発注から納品までの時間が長いと、需要に迅速に対応できない場合があります。短納期の要求に対応するために、リアルタイムで受発注情報を確認できるようにしておく必要があります。

受発注システムの主な機能

受発注システムは、受発注を管理するだけでなく様々な機能が付帯しています。受発注業務においては、顧客の要求に迅速かつ正確に対応することで、顧客満足度を高め、持続的な取引をすることができるようになります。

受注企業側の機能

まずは、受注側企業側の機能を説明していきます。

注文機能
取引先企業の注文を一覧で閲覧したり、それらを検索したりできる機能です。また、個別の注文の配送ステータスや入金管理、キャンセル対応なども可能です。

商品管理機能
商品をカテゴリに分けて管理をします。各商品ごとに税率や納期、出荷日が異なる場合も多いので、それらを詳細に設定できるサービスが望ましいです。

発注企業管理機能
発注企業を管理したり、発注企業ごとに商品単価を設定したりする機能です。企業ごと、企業内部の支店ごとに商品の公開/非公開を設定することも可能になります。

これらの機能以外にも、企業の請求管理や企業の従業員管理などの機能を有しているサービスもあります。

発注企業側の機能

次に発注企業側の機能を説明していきます。

発注機能
商品を検索し、商品を発注する機能です。カテゴリごとに絞り込んだり、並べ替えたりしながらの検索も可能です。

発注履歴管理機能
発注履歴を確認する機能です。それだけでなく、そこからの再注文や、注文した商品の配送ステータスや出荷日などもリアルタイムで参照することができます。

発注企業管理機能
支店ごとに出荷先や請求先の設定を可能とする機能です。

基幹システムとの連携機能
現在、利用している基幹システムと連携することも可能です。その場合は、導入までに時間がかかってしまう場合もありますが、より便利で効率的な受発注を行えるようになります。

受発注システムのメリット

次に受発注システムを導入するメリットをご紹介していきます。具体的にどのように受発注業務が変わるのかを理解し、システム導入の助けになれば幸いです。

業務効率化

まず初めは、業務効率化です。入力作業にかかる時間が大幅に削減されたり、多様な窓口による受注対応をシステムに一元化することで、それらにかかっていた工数を削減できたりします。それはかかる時間や手間が減るだけでなく、確認作業やコミュニケーションの工数など、受発注業務の周辺にある細かな作業も削減することにつながるので業務フローが大幅に改善されると言えます。

人的ミスの低減

入力作業など、受発注を管理するための業務を、システムで行うので、「仕組み」としてミスをできるだけ起こさない体制を構築できます。そのようなミスをしないために集中力は必要だけれども、重要ではない作業から解放され、より集中すべき業務に取り組むことが可能となります。

ペーパーレス化

紙ベースでの管理を廃止し、全てデータ上で受発注を管理できるようになります。環境負荷軽減はもちろんのこと、紙書類の管理スペースのコストや、ファイリングにかかる人件費や収納用品代なども削減できます。何より、紙ベースでの管理では実現できない、「検索可能性」を担保できるため、コスト削減だけでなく業務をより効率化し、高度化していくことにも寄与します。

注文の見える化による取引円滑化

注文データを常に見られるようになるため、今後のスケジュールを立てやすくなったり、取引が問題なく進行している安心感を醸成したりすることにもつながります。

過去の取引を分析し未来の戦略を策定

過去の取引データが蓄積されていくため、商品の需要予測をしたり、在庫管理などの計画を立てたりするときにも助けになる情報を取得することができるようになります。

24時間の注文受付による売上向上

時間や場所に制限されない受発注システムにより、24時間体制でのビジネスが可能となり、売上向上に貢献します。

受発注システムのデメリットと対処法

次に受発注システムのデメリットと、それにどう対処していけば良いのかを解説します。

導入コスト

まず1つ目は導入コストです。もちろんシステムを導入するときには、コストがかかってきます。各企業ごとにオリジナルのシステムを一から作成すると便利ではあるものの非常に大きなコストがかかってきてしまいます。

そのようなコストをかけられない企業様は、月額課金制のクラウド型受発注管理システムを選択することで、比較的安価でシステムでの受発注管理を開始することができます。オプションで、機能を追加することも可能なので、とりあえず初めて足りない機能は随時追加していく形で運用していく方法も存在します。

業務フローを確認・変更する必要がある

次に、2つ目は、現在の業務フローを確認・変更する必要があるということです。システムを導入する場合には、現在の受発注業務を一旦洗い出して、どこをどういうふうに改善できるのかを確認するところから開始します。同時に、今まで慣れていた業務が変更されるので、システム導入前後は、多少の業務負荷が予想されます。長期的に見れば大幅な改善につながりますが、ずっとやってきた方法を変更することには、当然ながら負荷がかかってきてしまうのが現実です。

対処法としては、システムの導入に関して、それらに知見のある人だけでなく、実際に現場で受発注業務を行っている人に常にプロジェクトに参加してもらいながら、実際に使ってもらうための努力を惜しまないようにする必要があります。

システム利用の定着に労力がかかる

最後3つ目が、システム利用の定着に労力がかかってしまうという点です。前節の内容と被る部分もありますが、システムを全ての人に活用してもらわないと、大幅な業務効率化にはつながりません。これまでアナログな方法で受発注管理をしてきたという人にとっては特に、システムの切り替えが大きな負担となることが予想されます。

その対処法としては、できるだけ機能の少ない最適化された受発注システムを選択したり、導入前後のサポート体制が手厚いサービスを選択したりすることが挙げられます。

受発注システムの選び方や比較ポイント

次に数多くある受発注システムをどう選べば良いのかであったり、比較するポイントを解説していきます。

自社で必要な機能を確認する

まず初めに、自社で必要な機能を確認するということです。使わない機能を搭載した高価なシステムは必要ありません。社内で、現在の受発注業務の業務フローを洗い出してから相談したり、受発注システムを制作・販売している会社の担当者とともに必要な機能の選別を行っていったりするのも良いでしょう。現在必要な機能を使うことができ、さらに必要な機能が出てきたときには、それらを適宜追加することができるシステムを選択するのが良い選択と言えます。

業務効率がどれだけ向上するのか

洗い出した業務フローがどれだけ改善できそうかで比較することもできます。具体的な導入事例や、担当者とのコミュニケーションから、導入前後でかかるコスト以上の価値がどれだけ見込めるかを比較しましょう。

費用対効果の分析

導入コストや月額の利用料金、利用人数や取引先数などの従量課金があるかどうかなど、最終的にいくらかかり、それらをどのタイミングで回収できるのかを考えましょう。

導入期間

導入期間で比較することも可能です。期間が短い方が、コスト的に利点が大きいことはもちろんですが、それだけでなく変革への熱量が高いタイミングで導入した方が現場からの理解を得られやすく、実際の運用時の教育コストも低減させられます。

取引先の導入容易性

実際にそれらを使うこととなる取引先が「どれだけ簡単に使うことができるか」も非常に重要です。発注方法が難しいから以前の方法に戻して欲しいと要望を受けてしまったりしては元も子もありません。IT知識の有無に関わらずどれだけ直感的に操作できるかは重要な要素となります。

カスタマイズ可能性

次がカスタマイズ可能性です。必要な機能が出てきたときに、どれだけ柔軟に対応できるシステム（会社）なのかということです。現段階では、この規模のビジネスだけれども、数年後はここまで拡大していきたいという目標があるのであれば、その拡大次も見越したシステム選択をしなければなりません。

導入事例：野菜の水耕栽培事業会社

ここまで、受発注システムの基本的な機能やメリット・デメリットを確認してきました。ここからは、実際の導入事例を確認し、具体的な導入効果をご理解いただければと思います。
野菜の水耕栽培事業を営む会社様に弊社のB2B向けクラウド型受発注サービス〈受注ハック〉を導入しました。その事例を、当初の課題の、導入効果に分けてご説明していきます。

課題

注文ミスが多発していた
毎日の注文受付が電話やFAX、LINEなどさまざまな手段で行われていました。また、配達中には、注文管理が煩雑になり、注文ミスが発生している現状がありました。
注文情報は手動でエクセルに入力され、この作業にも毎日多くの時間がかかっていました。

導入後の効果

導入効果は以下の3点です。

注文の一元化
受注ハック導入により、さまざまな手段での注文受付を一元化することができ、効率的に注文管理を行えるようになりました。

スマホでの注文確認
これまで配達中に注文を確認するには事務所に連絡するしかありませんでした。スマホで受注ハックを利用することで、いつでもどこでも注文を確認できるようになり、配達作業がより効率的に行えるようになりました。

管理の簡素化
注文情報の手動入力が不要になり、エクセルでの管理から解放されました。これにより、管理が劇的に楽になり、注文ミスの発生が減少しました。

多発する注文ミスの原因は、「注文受付チャネルがたくさんあること」と、「注文情報の手入力」にありました。〈受注ハック〉を導入することで、注文受付を一元化し、注文情報も自動で入力されるようになりました。その結果大幅にミスが減るとともに、注文管理関連の雑務の時間も短縮でき、より効率的に仕事を回せるようになっています。

まとめ：「中小企業に特化した受発注システム〈受注ハック〉でビジネスを加速させましょう！」

本記事では、受発注システムについて詳しく解説してきました。受発注システムを選択するときの助けになっていれば幸いです。

弊社も、B2B向けクラウド型受発注システム〈受注ハック〉を製作・販売しております。以下に、〈受注ハック〉だけの特徴を記載していきます。

圧倒的に使いやすいシステム画面

受注ハックでは、本当に必要な機能に絞り、できるだけ使いやすいデザインを心がけながら開発をしてきました。多くの事業者様は、基本機能のみで受発注業務をデジタル化することが可能です。もし追加の機能が必要になった時も適宜対応可能です。

従量課金なしの月額35,000円

月額35,000円で使い続けていただくことが可能です。注文回数、発注企業数、従業員数も無制限ですので、安心してご利用いただけます。

最短3日でのスピード導入の実現

どのような企業様でもスムーズに導入いただける環境を整えております。
クラウド上で動作するため、インフラの知識や面倒な設定は必要ございません。ご興味をお持ちのお客様には、まずはデモアカウントでシュミレーションしていただき、使いやすさを実感していただいております。

導入後の運用も継続サポート

導入時のサポートだけでなく、導入後の運用段階のサポートも専任スタッフが対応させていただきます。

もしご興味ございましたら、お問い合わせフォームよりご連絡ください。
よろしくお願いいたします。