近年、政府がデジタル化やペーパーレス化を推進している影響もあり、FAXでの受発注を行っている比率は年々減少傾向にあります。とはいえ情報通信ネットワーク産業協会による2022年の調査では約46パーセントの事業者がいまだにFAXを使用して業務を行っているのが現状です。FAXでの受発注を辞めたいと思っても、取引先との兼ね合いがあったり、これまでの業務フローから新しいものに変更していかなければならないなど、負担が大きいのも現実です。しかしながら、FAXでの受発注をやめ、デジタル化を推進していくことが強力な業務改善に繋がることも事実です。

本記事ではFAX注文をやめる具体的な方法から実際の成功事例まで解説しています。

FAX注文の現状

一般社団法人 情報通信ネットワーク産業協会 CIAJ画像情報ファクシミリ委員会では2022年、ファクシミリの利用調査を実施しました。この調査は、全国の20～69歳の男女有識者4000人を対象としたものです。結果としては、2022年FAXを「日常的に使用している」+「たまに使用している」と回答した割合の合計は45.9パーセントでした。これは、2020年の49.7パーセントから3.8ポイント低下した結果となります。

今後もこの流れは加速してくことが予想されています。FAXで注文するメリットよりも、新たな受発注の方法を採用するメリットの方が大きいため、FAX注文をやめる事業者様は年々増加傾向にあります。
（出典：一般社団法人 情報通信ネットワーク産業協会）

FAX注文をやめる方法とは？ 

結論を申し上げる前に、まずはFAX注文の問題点を確認していきます。これらの問題点をしっかりと理解することで、次にご紹介するFAX注文に変わる受発注方法のメリットや使いやすさをよりご理解いただけると思います。

FAX注文の問題点

①リモートワークへの移行の弊害になる
まず一つ目の問題点は、FAXでの受発注業務がリモートワークへの移行の弊害となるという点です。近年、リモートワークは急速に普及しており、従業員がオフィスから離れた場所で業務を行うことは極めて一般的となりました。

しかしFAXでの受発注は紙ベースでのやり取りとなるため、FAXでの受発注を行うために出社しなければいけないなど無駄な時間が発生してしまいます。従業員が外出中や自宅で作業している場合、受発注に遅延が生じ、コミュニケーション上の問題が発生してしまう恐れもあります。

②紙での文書管理が発生してしまう
FAXでの受発注によって送られてくる注文書や文書は、もちろん紙であり、これらの紙文書を適切に整理・保管する必要性が生じます。紙文書の管理には、ある程度のスペースが必要となりますし、その管理を行うこと自体にも時間がかかってしまいます。また、文書は紙であるため、紛失のリスクも存在します。

もっとも、文書管理において重要なことは、「必要な情報を、必要な時に、すぐ参照できる」ということです。すぐに見つけられるほどの文書管理を行うためには整理に更なる時間を要してしまいます。

③業務効率が低下する
FAXでの受発注は、基本的に人の手で行うものであり、紙で受け取った文書をシステムに手入力したりする手間も発生してきます。特に、大量の注文があった場合などは、人的ミスのリスクが高まり、取引の遅れが生じることもあります。

FAX注文に変わるオススメの受発注方法とは？

結論から申し上げると、FAXでの受発注に変わるおすすめのソリューションは、「クラウド型のWeb受発注システム」です。
もちろん、FAX注文から新たな受発注に切り替える方法は、「クラウド型のWeb受発注システム」だけではありません。

例えば、
・オンプレミス型のWeb受発注システム
・FAX電子化サービス
などが挙げられます。

まず、オンプレミス型とクラウド型の違いを解説していきます。
オンプレミス型は、自社サーバーにシステムを構築するため機能の自由度が高く、複雑な機能も盛り込むことができます。しかしながら、その分、導入費用や保守費用、導入までの時間がかなりかかってしまうのが特徴です。

それに対し、クラウド型は、クラウド上にシステムを構築するので、インターネットに接続できる環境があれば、どこからでもアクセスすることができます。機能に関しては、必須の機能は搭載しており、個社ごとの複雑な機能に関しては適宜オプションとして追加する形式をとっている会社様が多いです。既存のシステムを活用することになりますので、短期間・低コストでの導入が可能となるのが特徴です。

クラウド型をオススメする理由は、
・短期間で導入できる
・低価格で導入できる
・自社でシステムを構築したり、保守管理する手間、コストが不要となる
・社内だけでなくどこからでもアクセスできる
という点です。

「クラウド型のWeb受発注システム」の提供する機能で十分な場合、わざわざオンプレミスで受発注システムを構築しなくても問題ありません。もし利用していて追加の機能が必要となった場合でも、オプションとして追加できるためその点も不安に思う必要はございません。

従来紙でやり取りしていた内容を、データ化して送受信できる「FAXの電子化サービス」もFAX注文の代替策として活用されています。具体的には、PCやスマホなどインターネットに接続できる機器があれば、どこでもFAXを送受信できるというものです。

このソリューションもコスト削減や自由な働き方の実現の観点からはメリットがありますが、「クラウド型のWeb受発注システム」ほどの業務効率化のインパクトはありません。自動で受発注情報が管理されたり、お客様側もそれをリアルタイムで確認することができたり、これまで蓄積された取引データを分析し次の打ち手を考えられたりする「クラウド型のWeb受発注システム」の利点を考えると、新たにFAX電子化サービスを導入する意味はそこまで感じられないと言うのが本音です。

そのほかにも、AI-OCRと呼ばれる、紙文書をスキャンして読み込み、データ化する技術を搭載した「クラウド型のWeb受発注システム」も登場しています。これを活用すれば、FAX電子化サービスと同じように、「クラウド型のWeb受発注システム」の利用が難しい高齢のお客様であってもFAXのままで対応することが可能です。

最後に、「クラウド型のWeb受発注システム」の利点をまとめます。
・低価格、短時間での導入が可能
・場所問わずアクセスできるため、自由な働き方を実現できる
・人的ミスを減少させることができる
・紙での文書管理のコストを削減できる
・デジタル化を推進させ業務効率向上を図れる
・24時間365日注文を行うことができ売上向上が期待できる

これは、上記に挙げたFAX注文の問題点を解決するものでもあり、働き方が大きく変わるきっかけとなります。

FAX注文を切り替える際の注意点

ここまで、「クラウド型のWeb受発注システム」が現状のFAX注文の問題点をいかに解決し業務効率化をもたらすのかを説明してきました。

とはいえ、「クラウド型のWeb受発注システム」への切り替えには注意点がございます。「クラウド型のWeb受発注システム」のメリット・デメリット双方を理解した上でご検討された方が、いい選択となると思います。

①業務フローの見直しを行う必要がある
まず、FAXでの受発注からWeb受発注サービスへの切り替えを検討する際、業務フローの見直しをすることが求められます。FAXで対応していた既存の業務フローから、新しいシステムに対応するための新たな業務フローを策定していく必要があります。

まずは、現在の業務フローを書き出します。そこから、各業務プロセスを詳細に分析し、どこの部分でどれだけの業務改善が見込めるかを想定していきましょう。

②取引先への説明方法を考える必要がある
FAX注文からWeb受発注サービスへの切り替えは、取引先にとっても大きな変化となります。取引先が新しいシステムをスムーズに受け入れるためには、詳細な説明が必要不可欠となります。取引先に新しいシステムの使い方マニュアルを送付したり、どのようなメリットがあるのかを効果的に伝える方法を考えていきましょう。

とはいえどうしても「クラウド型のWeb受発注システム」での取引が難しいお客様もいらっしゃるかと思います。近年は、AI-OCRと呼ばれる、紙文書をスキャンして読み込み、データ化する技術を搭載した「クラウド型のWeb受発注システム」も登場しています。

そのようなシステムを活用すれば、すべての取引を「クラウド型のWeb受発注システム」で行うのではなく、FAX注文のままで業務効率化を実現することもできます。

高齢者の方など、どうしても「クラウド型のWeb受発注システム」での受発注が難しい場合でも対応可能です。

③利用者（自社社員や取引先）へのトレーニングを行う必要がある
FAX注文からWeb受発注サービスへの切り替えが決定したら、自社社員や取引先のスタッフに対して、トレーニングを行なっていく必要があります。スムーズに活用してもらうためのトレーニングプロラムの設計・実施は時間をかけ丁寧に取り組むといいでしょう。

トレーニングの具体的な内容としては、新しいシステムの操作方法や使い方のコツなどを伝えると効果的です。トレーニングのプログラムに関しては、受講者のITリテラシーやスキルに合わせて、その内容を適宜カスタマイズしていきましょう。実際に使う人が使いやすいようにサポートしないと、導入しても使ってもらえず、無駄な投資となってしまいます。

ここに関しても、近年、ITに関する知識が乏しい人でも使える、本当に機能を絞り直感的に操作可能な「クラウド型のWeb受発注システム」も登場しています。そのようなシステムを採用すれば、ここの注意点は解決できるかもしれません。

FAX注文撤廃の成功事例

ここからは実際の成功事例をご紹介していきます。Web受発注システムを導入することでどう業務が変わるのかご理解いただけますと幸いです。

送信エラーがなくなり、得意先の負担も減少：花王プロフェッショナル・サービス様

花王の業務用品や衛生管理サービスを事業者向けに提供する、花王プロフェッショナル・サービス株式会社は、業績好調で取引案件が増えている状況でした。しかしながら、その中で、1日1400枚に及ぶFAXの受注処理が大きな課題として存在していました。

花王プロフェッショナル・サービス株式会社では、この注文書を外部企業に委託し、手作業で入力していたため、非常に時間とコストがかかる非効率な状況がありました。

取引先には、花王プロフェッショナル・サービス株式会社内の全商品を記載した専門の発注書を渡していましたが、FAXの内容が読み取れなかったり、その専門の注文書を使用せず白紙に商品名だけ記載したものが届いたりし、そのようなイレギュラーへの対応も課題になっていました。

もちろんこのような非効率な業務を改善していく動きはあったものの、受発注のために独自のページを作成しそれを使ってもらうということをすると、花王プロフェッショナル・サービス株式会社側には大きなメリットがありますが、お客様の側はメリットがない上に新たな注文様式を強いられるわけで、失注に繋がりかねないと考えたためなかなか踏み切れない状況がありました。

そこで「BtoBプラットフォーム」というWeb受発注システムを活用し、取引先は無料で使用することができ、商品改廃のたびに営業担当が新たな発注書を届ける手間もなくなりました。

発注側も受注側もWin-Winとなるような関係性構築が、受発注業務のデジタル化の現場では求められているようです。
（出典：フーズチャンネル ）

電話FAXによる1日40件分の処理時間を削減：五分利屋様

東京都で70年以上に渡り酒販店を運営する株式会社五分利屋では、受発注業務に関して、FAXや電話での受注時に声が聞き取りづらかったり、送られてきた文書がわかりにくく具体的な商品がわからないという課題がありました。

そこで株式会社五分利屋は、スマホでも受発注ができる受発注システム「TANOMU」を導入することとなります。

課題として存在していた、受注業務のわかりにくさには、これまでベテランのスタッフが対応していました。この作業は極めて属人化しており、その人しか対応できない状況が続いていました。例えば「いつもの」であったり、「～のやつ」など、実際の商品名以外の文言で注文された場合でも慣れたスタッフなら対応できますが、新しいスタッフになってしまった場合対応できません。とはいえそこで何度も聞き返したりすれば、相手の時間を奪うこととなり明確な受注処理を行いたいという希望が強まっていきました。

そこで受発注システム「TANOMU」の導入を決めます。このシステムでは、スマホで新商品や特価品などの案内を送ることができる販促の機能も付帯しているため、客単価を高められるという点でもメリットがありました。

結果としては、特に時間をとっていた電話対応の業務を削減することができ、留守番電話での注文も削減できるというものとなりました。

これまで販促は、チラシをそれぞれのお客様に配布する形で進めていましたが、今後はスマホ上でメッセージを送信することができるようになるため、さらなる売り上げ向上に期待が持てる結果となっているようです。
（出典：フーズチャンネル）

まとめ：FAX注文からWeb受発注サービスへの切り替えがおすすめ

FAX注文からWeb受発注システムへの切り替えは、業務フローの最適化、人的ミスの減少などさまざまなメリットがあります。しかしながら、この切り替えを成功させるためには、業務フローの見直しや使ってもらうための適切な準備が必要不可欠となります。

弊社でもBtoB向けクラウド型受発注システム「受注ハック」を提供しています。このシステムの強みは以下の3点です。

1.圧倒的な使いやすさ
必要な機能を絞って開発を行いました。使わないオーバースペックな機能はなく、シンプルな画面デザインを保っています。直感的な操作で、お客様にも説明書いらずでご利用いただけています。

2.月額35,000円、最短3日で導入可能
クラウド上で動作するため、インフラの知識や面倒な設定は必要ありません。どんな企業様でも簡単に導入できます。また、一社専用開発ではないため、コストもかなり抑えられます。

3.導入後の運用も継続サポート
導入時のサポートとは別に、受注ハックをご利用いただいている間はご相談いただけるサポートセンターを用意しております。必要であればリモート対面問わず、お客様対応いたします。

本サービスは、ITに不慣れなお客様にもご利用いただけています。

「受注ハック」では、うまく使ってもらえないという課題も、シンプルな画面デザインによって解消していますし、導入後の手厚い運用サポートもご用意しております。

もし現在、FAXでの受発注管理に課題を感じておられるお客様がいらっしゃいましたら、是非「お問い合わせ」からご連絡いただけますと幸いです。

課題や状況をヒアリングしながら「受注ハック」でどのように解決していけるのかご提案させていただきます。